Reserveringssystemen — Helpcentrum VoiceHelden

Zenchef en Guestplan koppelen we op aanvraag, met de hand. Standaard doet de assistent iets eenvoudigers: hij zet de reservering als afspraak in je dashboard, en jij zet hem door naar je eigen systeem.

Wat de assistent vandaag doet

Hij neemt op, vraagt uit en zet de reservering als afspraak in je dashboard. Daarin staat:

naam en telefoonnummer van de gast;
de dag en het tijdstip, als afspraak op een tijdslot;
wat er verder gezegd is — het aantal personen, een allergie, een kinderstoel, een verjaardag — in de samenvatting van het gesprek. Het aantal personen is geen apart veld waarop je kunt filteren.

Wees hier op bedacht: de assistent zegt tegen de gast dat de reservering staat. Hij vraagt niet om een bevestiging achteraf, en hij kijkt niet in je tafelindeling — hij weet niet of je vol zit of dat de tafel past. De boeking is dus een tijdslot, geen tafel.

Jij zet de reservering daarna zelf in je eigen systeem, en belt de gast als het toch niet uitkomt.

Zenchef en Guestplan

Er zit geen knop in je dashboard waarmee je deze systemen aanzet. We richten ze met de hand in, per account.

ZenchefOp aanvraag

GuestplanOp aanvraag

Eigen systeemVia een webhookBeschikbaar

Mail info@voicehelden.nl met welk systeem je gebruikt en om welk restaurant het gaat. Dan kijken we wat er kan en wat het kost — en zeggen we het als het niet kan.

Zelf koppelen met een webhook

Draai je een eigen systeem, of wil je de reserveringswens in je CRM hebben, gebruik dan de webhook: die stuurt na elk gesprek de samenvatting naar een URL van jou, waarna Zapier, Make of n8n hem doorzet. Hoe je hem instelt staat op Je CRM koppelen met een webhook. Een directe koppeling met Zenchef of Guestplan blijft op aanvraag.

Afspraken op een tijdslot werken wel

Werk je niet met tafels maar met tijdvakken — een proeverij, een privédiner, een zaalbezichtiging — dan kan de assistent dat wél zelf inplannen, in je Google Agenda. Hij kijkt dan of je vrij bent en zet de afspraak erin. Zie Je Google Agenda koppelen.

Wat het niet doet

Geen tafelindeling, geen bezetting, geen wachtlijst.
Geen bevestiging per sms of e-mail naar de gast. Die stuur jij.
Geen annuleringen of wijzigingen verwerken in je reserveringssysteem. De assistent noteert ze wel, dus je ziet ze terug.
Geen no-show-registratie en geen aanbetalingen.