Privacybeleid

1Verwerkingsverantwoordelijke

Dirivian B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in dit beleid beschreven.

2Contactgegevens

Voor vragen over uw persoonsgegevens of dit privacybeleid kunt u contact opnemen via:

• E‑mail: privacy@voicehelden.com (of: info@voicehelden.com)

3Welke persoonsgegevens we verzamelen

Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de hieronder beschreven doeleinden, waaronder onder meer:

• Identiteits‑ en contactgegevens (zoals naam, e‑mailadres, telefoonnummer)
• Technische gegevens (zoals IP‑adres, browsertype, besturingssysteem)
• Gebruiksgegevens (zoals bezochte pagina's, tijd op de site, klikgedrag)
• Transactiegegevens wanneer u aankopen doet (zoals betaalgegevens en factuurgegevens)
• De inhoud van een chatgesprek dat u zelf via de livechat op onze website start, met de naam die u daarbij opgeeft en, als u dat invult, uw e‑mailadres of telefoonnummer. Wij bewaren daarbij ook de pagina waarop u het gesprek begon en een versleutelde (gehashte) weergave van uw IP‑adres om misbruik van het chatvenster tegen te gaan; het IP‑adres zelf bewaren wij niet.

4Doeleinden en rechtsgronden

We verwerken persoonsgegevens voor duidelijke doeleinden en op basis van een rechtsgrond, bijvoorbeeld:

• Uitvoering van een overeenkomst (bijv. dienstverlening, bestellingen)
• Partneraanmelding: beoordelen van uw aanmelding als partner en contact daarover opnemen, als maatregel op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Plant u via onze aanmeldpagina voor partners een kennismaking, dan ontvangt onze afsprakentool de gegevens die u bij het boeken invult; de aanmeldpagina zelf verstuurt geen formulier.
• Terugbelverzoek: u terugbellen zoals u via het terugbelformulier op onze website vroeg en uw aanvraag daarna opvolgen, als maatregel op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Welke verwerkers daarbij helpen, staat onder Derden en verwerkers.
• Partneraccount en vergoeding: uitvoering van de partnerovereenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Wij verwerken daarvoor uw naam, bedrijfsnaam, uw vestigingsadres (straat, postcode en plaats), KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, e‑mailadres, uw partnercode en per betaalde factuur van een door u aangebrachte klant het gefactureerde bedrag en de vergoeding die daaruit volgt. Uw inloggegevens en het partnerdossier staan bij onze hostingprovider, zoals bij een klantaccount; de partnercode maken wij ook bij onze betaaldienst aan om de korting van uw klant toe te passen.
• Wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht)
• Gerechtvaardigd belang (bijv. verbetering van de website, analytische doeleinden, fraude‑preventie)
• Livechat: het beantwoorden van uw vraag via het chatvenster op onze website, als maatregel op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Gaat uw vraag niet over een mogelijke overeenkomst, dan is de rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang om vragen van bezoekers te kunnen beantwoorden (art. 6 lid 1 sub f AVG). Er antwoordt een mens; er komt geen AI aan te pas.
• Toestemming (bijv. marketingcommunicatie, indien u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven)

5Cookies en tracking

We gebruiken cookies en vergelijkbare technieken voor functionele, analytische en marketingdoeleinden. Functionele technieken zijn nodig om de website te laten werken en om uw cookiekeuze te onthouden; die gebruiken we altijd. Alles daarbuiten laadt pas nadat u in de cookiebanner op “Alles accepteren” heeft geklikt. Kiest u “Alleen noodzakelijk”, dan laadt er niets van het onderstaande, nu niet en later niet.

Na uw toestemming laden wij:

• Onze productanalysedienst — welke pagina’s en knoppen bezoekers gebruiken. De gegevens staan op servers in de Europese Unie.
• De meetpixel van het advertentieplatform waarop wij adverteren (Verenigde Staten) — om te meten of onze advertenties op dat platform tot een aanmelding of een aanvraag leiden. Het advertentieplatform ontvangt daarbij uw IP‑adres, gegevens over uw browser en apparaat, de pagina die u bekijkt en de gebeurtenis die u uitvoert: een paginabezoek, een klik op “Maak jouw eigen AI-receptionist”, het versturen van het terugbelformulier, een klik op de agendaknop van de partneraanmelding of de bevestigde start van uw proefperiode in de webapp. Wij geven langs deze weg geen naam, e‑mailadres of telefoonnummer door. Het advertentieplatform bepaalt zelf hoe het deze gegevens verder gebruikt.
• Onze dienst voor bezoekstatistieken — bezoekstatistieken op de pagina’s van onze site die nog op onze oudere techniek draaien: welke pagina’s u bekijkt en via welke weg u op de site kwam. Wij gebruiken die dienst niet voor advertenties: opslag en gegevens voor advertenties staan uit, en de koppeling met accounts van bezoekers bij de aanbieder en advertentiepersonalisatie zijn uitgeschakeld. De aanbieder ontvangt daarbij onder meer uw IP‑adres, gegevens over uw browser en apparaat, de pagina die u bekijkt en de kenmerken in de analysecookies. De aanbieder kan deze gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken en bepaalt deels zelf hoe hij ze verder gebruikt.

De rechtsgrond hiervoor is uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG en artikel 11.7a Telecommunicatiewet). U kunt die toestemming op elk moment intrekken via de cookievoorkeuren onderaan elke pagina: u kiest daar opnieuw. Intrekken werkt voor de toekomst en raakt niet wat al gemeten is. De doorgifte aan het advertentieplatform en aan de aanbieder van onze dienst voor bezoekstatistieken valt onder Internationale doorgiften.

Opent u het chatvenster van de livechat, dan bewaart uw browser een functioneel sessiekenmerk waarmee wij uw gesprek herkennen als u de pagina herlaadt. Dat kenmerk is strikt noodzakelijk voor de chat die u zelf start, wordt niet voor tracking gebruikt en komt er pas nadat u het venster opent. Het valt daarom niet onder de keuze in de cookiebanner.

6Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wetgeving langere termijnen voorschrijft. Algemene richtlijnen:

• Transactie‑ en factuurgegevens: tot 7 jaar (conform fiscale bewaarplicht)
• Logbestanden en analytics: doorgaans tot 12 maanden
• Contact‑ en serviceverzoeken: zolang nodig voor afhandeling en klachten
• Terugbelaanvragen, in ons CRM en in de spreadsheet bij onze werkplekdienst: zolang nodig voor de afhandeling van uw aanvraag en eventuele klachten, en uiterlijk 12 maanden na de aanvraag; daarna verwijderen wij ze
• Transcripties en verslagen van terugbelgesprekken (in ons CRM en in onze mailbox), opnamen, transcripties en verslagen van demogesprekken (bij onze telefonieprovider en in onze mailbox), de afspraken die daarin in onze agenda zijn gezet en nagespeelde reserveringen in ons demoreserveringssysteem: zolang nodig voor de opvolging van uw aanvraag en eventuele klachten, en uiterlijk 12 maanden na het gesprek; daarna verwijderen wij ze
• Partneraanmeldingen: zolang nodig voor de beoordeling en opvolging van de aanmelding; komt er geen partnerovereenkomst tot stand, dan verwijderen we de aanmelding daarna. Komt die wél tot stand, dan bewaren wij het partnerdossier zolang de overeenkomst loopt en daarna de self-billingfacturen met hun specificatie nog zeven jaar (fiscale bewaarplicht; artikel 6.6 van de partnerovereenkomst)
• Chatgesprekken uit de livechat: 12 maanden nadat het gesprek is afgerond, tenzij het nog nodig is voor een lopend verzoek. Daarna verwijderen wij het gesprek. Wilt u dat eerder, dan kunt u daarom vragen; zie Rechten van betrokkenen.

7Derden en verwerkers

Wij kunnen (persoons)gegevens delen met verwerkers die diensten voor ons uitvoeren, zoals onze hostingprovider, onze betaaldienst, onze e-maildienst, ons eigen CRM (voor aanvragen en partneraanmeldingen via de website; het draait bij onze hostingprovider in de EU, in Nederland, met die hostingprovider als verwerker) en onze afsprakentool (voor het inplannen van een demo of een partnerkennismaking; de agenda staat als widget op onze demopagina en ontvangt de naam, het e‑mailadres en het gekozen tijdstip die u daar invult). Wij sluiten verwerkersovereenkomsten en nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen.

Onze dienstmail verloopt via onze e-maildienst. Dat is bijvoorbeeld een interne e-mailmelding aan voicehelden wanneer een account wordt aangemaakt — met uw naam en e-mailadres, voor zover beschikbaar, de registratiedatum en -tijd, de aanmeldmethode en uw account-ID — en, waar u dat in de webapp heeft aangezet, een e-mail aan u met een samenvatting van een gesprek of een herinnering vóór het einde van uw proefweek. Onze e-maildienst ontvangt daarbij ook het e-mailadres van de ontvanger en technische gegevens voor de bezorging van de e-mail.

Meldt u zich aan met een partnercode, dan tonen wij die partner — zonder uw naam, uw e‑mailadres of de inhoud van uw gesprekken — uw plan, de status van uw abonnement, de maand waarin u begon en het gefactureerde bedrag per betaalde factuur, omdat wij hem daarover een vergoeding verschuldigd zijn (art. 6 lid 1 sub b AVG, uitvoering van de partnerovereenkomst). De partner is daarbij een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke en geen verwerker van ons. Wilt u niet dat een partner dit ziet, meld u dan aan zonder partnercode.

De livechat draait op onze eigen servers bij onze hostingprovider in Nederland; die hostingprovider is daarbij onze verwerker. Zodra u een gesprek start of het offlineformulier verstuurt, sturen wij onszelf een interne melding per e‑mail via onze e-maildienst, zodat wij uw vraag zien. Die melding bevat uw naam, uw e‑mailadres als u dat heeft opgegeven, en de eerste regels van uw bericht.

Vraagt u via het terugbelformulier op onze website, of via het demoformulier op een van onze productpagina’s, om een terugbelgesprek, dan gaan uw telefoonnummer en, als u die invult, uw naam, samen met de zin over toestemming onder het formulier en de pagina waarop u het verstuurde, naar ons eigen CRM en naar een geautomatiseerde workflow bij onze automatiseringsdienst, een aanbieder uit Duitsland. Die workflow draait op servers in de EU (Frankfurt, Duitsland). Hij zet uw aanvraag in een spreadsheet bij onze werkplekdienst en start de terugbeloproep. Dat gesprek voert onze AI‑assistent. Die draait op onze eigen servers bij onze hostingprovider in Nederland en gebruikt voor de spraakverwerking onze aanbieder van spraak-AI (zie paragraaf 10). De oproep loopt via onze telefonieprovider, een aanbieder uit de Verenigde Staten: die ontvangt uw telefoonnummer en de verkeersgegevens van het gesprek, en het geluid van het gesprek loopt via die aanbieder. Wij nemen het terugbelgesprek niet op, en onze telefonieprovider bewaart er geen opname van. Wel zet de AI‑dienst die het gesprek voert, het gesprek terwijl het loopt om in uitgeschreven tekst (een transcriptie), zodat wij kunnen nagaan wat er is gezegd en afgesproken. Opnamen van terugbelgesprekken die wij tot en met 17 september 2026 maakten, kunnen nog bij onze telefonieprovider staan. Wilt u in het gesprek een kennismaking plannen, dan zoekt de assistent via onze automatiseringsdienst een vrij tijdstip in onze agenda bij onze werkplekdienst en zet de afspraak daarin, met uw naam en telefoonnummer. Na het gesprek bewaren wij de transcriptie en een kort verslag van het gesprek in ons eigen CRM (bij onze hostingprovider in de EU, in Nederland) en sturen wij ze naar onze interne mailbox bij onze e-maildienst. Het verslag vermeldt uw naam en telefoonnummer, of er een afspraak is gemaakt en een samenvatting van het gesprek. Al deze aanbieders zijn daarbij onze verwerkers. Voor het demoformulier op onze productpagina voor restaurants geldt de volgende alinea. Doel en rechtsgrond staan onder Doeleinden en rechtsgronden, de bewaartermijnen onder Bewaartermijnen.

Vraagt u op onze productpagina voor restaurants een demogesprek aan, dan volgt uw aanvraag een eigen route. Uw naam, uw telefoonnummer en de zin over toestemming gaan naar ons eigen CRM, en uw telefoonnummer gaat naar onze demoassistent voor restaurants, die op onze eigen servers bij onze hostingprovider in Nederland draait. Die belt u via onze telefonieprovider en voert het gesprek met de spraakverwerking van onze aanbieder van spraak-AI (zie paragraaf 10). Speelt u in dat gesprek een reservering na, dan zet de assistent die in ons demoreserveringssysteem op studio.voicehelden.nl, dat op onze eigen server bij onze hostingprovider in de EU (België) draait, met de gegevens die u daarvoor noemt, zoals een naam, datum, tijd en het aantal personen. Deze aanbieders zijn daarbij onze verwerkers.

8Internationale doorgiften

Bij gebruik van internationale serviceproviders kunnen gegevens buiten de EU/EEA worden overgedragen. In dat geval treffen wij passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of andere wettelijke waarborgen.

Concreet gaat het om de Verenigde Staten: onze aanbieder van spraak-AI en onze aanbieder van tekst-AI voor de AI‑diensten uit paragraaf 10, onze werkplekdienst en onze e-maildienst voor de spreadsheet met terugbelaanvragen, de gespreksverslagen en transcripties in onze mailbox, onze dienstmail (zoals de accountmelding, het gespreksverslag en de proefperiode‑herinnering uit paragraaf 7) en de afspraken in onze agenda uit paragraaf 7 (deze aanbieders kunnen die gegevens ook buiten de EU opslaan), onze telefonieprovider voor de telefonie van de terugbel‑ en demogesprekken uit paragraaf 7 (die verwerkt de gesprekken vooral in de Verenigde Staten), en — alleen als u daarvoor toestemming geeft — het advertentieplatform voor de meetpixel en de aanbieder van onze dienst voor bezoekstatistieken uit paragraaf 5. Voor die doorgiften baseren wij ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of, waar de ontvanger daaronder gecertificeerd is, op het EU‑US Data Privacy Framework. Voor onze telefonieprovider zijn dat de standaardcontractbepalingen die in de verwerkersovereenkomst met die aanbieder zijn opgenomen. Onze automatiseringsdienst, die de terugbelaanvragen verwerkt, draait in de EU.

9Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en Google-gebruikersgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging, verlies of vernietiging.

Wij beschermen gevoelige gegevens met passende beveiligingsmaatregelen, waaronder encryptie tijdens verzending en encryptie in rust, toegangscontroles, authenticatie- en autorisatiemechanismen, beveiligde opslag en regelmatige monitoring en beveiligingsreviews.

Toegang tot persoonsgegevens en Google-gebruikersgegevens is beperkt tot bevoegd personeel en dienstverleners die deze toegang nodig hebben om onze diensten te leveren en te onderhouden. Wij verkopen geen Google-gebruikersgegevens en gebruiken deze niet voor reclamedoeleinden.

OAuth-toegangstokens en andere authenticatiegegevens worden veilig opgeslagen en zijn beschermd tegen onbevoegde toegang. Wanneer toegang tot het Google-account van een gebruiker niet langer vereist is, trekken wij de betreffende toegang in en verwijderen wij de bijbehorende gegevens overeenkomstig ons bewaar- en verwijderingsbeleid.

Wij herzien en actualiseren onze technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen regelmatig om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gebruikersgegevens te waarborgen.

10AI-verwerking en Google-gebruikersgegevens

Onze assistent gebruikt AI om gesprekken te voeren, berichten samen te vatten en concepten op te stellen. Wij ontwikkelen, hosten of trainen zelf geen AI‑ of ML‑modellen en wij stemmen geen model af op uw gegevens. Wij maken uitsluitend gebruik van gehoste AI‑diensten van derden, die wij server‑naar‑server aanroepen vanuit onze eigen omgeving:

• Onze aanbieder van spraak-AI (Verenigde Staten) — voor de spraak‑ en tekstverwerking van de assistent
• Onze aanbieder van tekst-AI (Verenigde Staten) — voor het opstellen van concept‑antwoorden in ons e‑mailkanaal

Bij beide aanbieders nemen wij een betaald API‑abonnement af. Onder de voorwaarden van beide aanbieders worden invoer en uitvoer van betaalde API's niet gebruikt om hun modellen te trainen of te verbeteren.

Google‑gebruikersgegevens worden nooit gebruikt voor AI‑training. Informatie die wij via Google‑API's ontvangen, waaronder Google Agenda‑gegevens, wordt niet gebruikt om AI‑ of ML‑modellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen — gegeneraliseerd noch gepersonaliseerd. Wij verkopen deze gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame.

Wanneer de assistent moet weten of een tijdstip beschikbaar is, ontvangt deze uitsluitend de afgeleide beschikbaarheid voor het gevraagde tijdvak: de begin‑ en eindtijden van bezette blokken. De inhoud van agenda‑items — titels, omschrijvingen, locaties en genodigden — verlaat onze omgeving niet en wordt nooit aan een AI‑model voorgelegd.

Het gebruik en de doorgifte van informatie die wij via Google‑API's ontvangen voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use‑vereisten. In de oorspronkelijke bewoording: "VoiceHelden's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements."

11Rechten van betrokkenen

U heeft rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, waaronder het recht op inzage, rectificatie, vergetelheid, beperking van de verwerking, bezwaar en dataportabiliteit. U kunt ook uw toestemming intrekken wanneer de verwerking op basis van toestemming plaatsvindt. Voor mobiele berichten kunt u zich bijvoorbeeld afmelden door "STOP" te sturen. Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact opnemen via bovenstaande contactgegevens.

12Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze significant treft. Indien wij wel geautomatiseerde beslissingen nemen, zullen wij hierover duidelijk informeren en, waar vereist, passende waarborgen bieden.

13Klacht bij de toezichthouder

Indien u van mening bent dat wij niet correct met uw persoonsgegevens omgaan, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.