.png)
VoiceHelden koppelen met Guestplan: reserveringen direct in je boek
De Guestplan-koppeling laat de VoiceHelden-assistent de live beschikbaarheid uit Guestplan ophalen en telefonische reserveringen er direct in wegschrijven. Geen dubbele invoer, geen dubbelboekingen: een telefonische reservering staat meteen in hetzelfde boek als je online boekingen.
Wat de Guestplan-koppeling doet
Zonder koppeling zou een telefonische reservering apart genoteerd en later overgetypt moeten worden - foutgevoelig en tijdrovend, zeker tijdens de service. Met de koppeling gebeurt alles in één keer: de assistent ziet welke tafels vrij zijn, boekt de reservering en werkt je Guestplan-boek meteen bij.
Zo werk je met één centraal overzicht van al je reserveringen, of ze nu online, aan de deur of telefonisch binnenkomen. Je team kijkt op één plek en je voorkomt dat twee gasten dezelfde tafel krijgen.
De koppeling werkt twee kanten op. De assistent leest de actuele beschikbaarheid uit Guestplan én schrijft nieuwe reserveringen, wijzigingen en annuleringen terug. Verzet een gast telefonisch zijn reservering, dan is dat meteen zichtbaar in je boek, zonder dat iemand het handmatig hoeft bij te werken.
Zo stel je de koppeling in
- Verbind je Guestplan-account. Je koppelt je Guestplan-account eenmalig aan VoiceHelden via een beveiligde verbinding. Daarvoor heb je alleen toegang tot je Guestplan-beheer nodig.
- Kies welke gegevens de assistent gebruikt. Je bepaalt welke tafels, tijdsloten en capaciteit de assistent mag inzien en beboeken, zodat hij binnen jouw regels blijft.
- Test met een proefreservering. Je belt zelf de assistent en maakt een testreservering. Die verschijnt direct in je Guestplan-boek, zodat je ziet dat de koppeling werkt.
- Zet de assistent live. Klopt alles, dan schakel je je telefoon door. Vanaf dat moment komen telefonische reserveringen automatisch in Guestplan terecht.
Wat je nodig hebt
De koppeling is in enkele minuten geregeld. Je hebt nodig:
- Een actief Guestplan-account met beheerdersrechten
- Je VoiceHelden-assistent (of een gratis proefaccount)
- Een paar minuten om de beschikbaarheidsregels te controleren
Geen dubbele invoer meer
Het grootste voordeel is dat je nooit meer reserveringen hoeft over te typen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook de fouten die ontstaan wanneer je tussen het bedienen door snel iets noteert. Alles staat direct correct in Guestplan.
De koppeling zit bij elk pakket, vanaf €110 per jaar. Wil je hem zelf zien werken, start dan een gratis proef en maak een testreservering.
Omdat de assistent de live beschikbaarheid uit Guestplan leest, boekt hij nooit een tafel die er niet is. Zit je vol, dan biedt hij een alternatief tijdstip aan of legt hij een terugbelverzoek vast, precies zoals jij dat instelt. Zo blijft je bezetting kloppen en houd je grip op hoe vol je elke shift wilt zitten, zonder dat je zelf de telefoon hoeft aan te nemen tijdens de service.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
Werkt een AI-telefoonassistent met mijn reserveringssysteem?
Bij de meeste aanbieders wel. Gangbare koppelingen in Nederland zijn Guestplan, Zenchef, Formitable, TheFork, Resengo en Untill, plus Google Agenda en Outlook. Vraag altijd of de koppeling live beschikbaarheid ophaalt of alleen een aanvraag doorstuurt.
Hoe snel is een AI-telefoonassistent live?
Bij kant-en-klare aanbieders binnen een uur tot een werkdag: bedrijfsinformatie invoeren, script controleren, nummer doorschakelen. Bij maatwerk met CRM- of reserveringskoppelingen duurt het meestal een tot twee weken.
Kan AI de telefoon opnemen voor mijn bedrijf?
Ja. Je schakelt je bestaande zakelijke nummer door naar de AI-assistent. Die neemt binnen enkele seconden op, 24/7, en handelt standaardvragen zelf af. Complexe of urgente gesprekken worden met context doorverbonden naar jou of een collega.
Wat kost een AI-telefonist per maand?
In Nederland loopt een AI-telefonist van ongeveer €50 tot €900 per maand. Instappakketten met circa 500 belminuten zitten rond €110-165. Managed-service aanbieders rekenen €299-899. Extra minuten kosten meestal €0,15-0,30 per minuut.