Telefoon doorschakelen naar een AI-assistent: stap voor stap

Wanneer schakel je door?

Je hoeft niet al je oproepen door te schakelen. De meeste bedrijven beginnen met een deel en breiden dat uit zodra ze zien dat het bevalt. Doorschakelen is bovendien een instelling bij je provider, geen technische ingreep - je kunt het dus elk moment aanpassen. Je hebt grofweg drie opties, en je kunt ze combineren met een tijdschema per dag of dagdeel.

• Altijd: elke oproep gaat direct naar de assistent (handig als je zelf zelden opneemt).
• Alleen buiten openingstijden: overdag neem je zelf op, 's avonds en in het weekend de assistent.
• Alleen bij drukte: de oproep gaat naar de assistent als je niet opneemt of al in gesprek bent.

Zo stel je doorschakelen in

1. Kies wanneer je doorschakelt. Bepaal of je altijd doorschakelt, alleen buiten openingstijden, of alleen wanneer je niet opneemt of in gesprek bent.
2. Pak het nummer van je assistent. Je krijgt bij het instellen van VoiceHelden een doorschakelnummer. Dat gebruik je in de volgende stap.
3. Stel de doorschakeling in. Op een mobiel toestel gebruik je een korte code of de app van je provider; bij een vaste lijn of VoIP stel je het in via de centrale of het klantportaal.
4. Test met een proefoproep. Bel je eigen nummer en controleer of de assistent opneemt. Klopt het, dan ben je live.

Doorschakelen op een mobiel toestel

Op vrijwel alle Nederlandse mobiele netwerken (KPN, Odido, VodafoneZiggo en de daaronder vallende merken) stel je doorschakelen in met standaard GSM-codes. Onvoorwaardelijk doorschakelen doe je door de code 21*doorschakelnummer# te bellen; uitschakelen doe je met de code ##21#. Voor doorschakelen alleen als je niet opneemt of in gesprek bent, bieden providers vergelijkbare codes of een instelling in hun app. Controleer de exacte code bij je eigen provider, want die kan per aanbieder licht verschillen.

Weet je de exacte code niet zeker? Alle providers bieden de instelling ook in hun eigen app of Mijn-omgeving, waar je met een schuifje kiest wanneer en waarheen je doorschakelt. Vul daar het doorschakelnummer van je assistent in.

Doorschakelen bij een vaste lijn of VoIP

Werk je met een vaste lijn of een VoIP-centrale, dan stel je de doorschakeling in via het klantportaal of de beheeromgeving van je telefonieprovider. Daar leg je een regel vast die inkomende oproepen naar het assistentnummer stuurt, eventueel met een tijdschema voor buiten openingstijden.

Voor Belgische bedrijven werkt dit net zo bij Proximus, Telenet of Orange: via de app, een servicecode of het klantportaal. Kom je er niet uit, dan helpen we je graag bij het instellen.

Heb je een telefooncentrale of gebruik je een zakelijk telefonieplatform, dan kun je vaak nog verfijnder doorschakelen: op basis van openingstijden, per medewerker of pas na een aantal keer overgaan. We kijken bij de onboarding met je mee welke opzet het beste past bij hoe jouw bedrijf de telefoon gebruikt.

Wat verandert er voor je bellers?

Niets zichtbaars: je behoudt je eigen zakelijke nummer en je bellers bellen exact zoals ze gewend zijn. Het enige verschil is dat er nu altijd wordt opgenomen. Je kunt de doorschakeling op elk moment aanpassen of uitzetten, dus je zit nergens aan vast.

Ook je nummerweergave verandert niet: uitgaand blijf je met je eigen nummer bellen. En omdat doorschakelen een instelling bij je provider is en geen ingreep in je toestel of centrale, kun je zonder risico uitproberen wat voor jou werkt. Begin bijvoorbeeld met alleen doorschakelen buiten openingstijden, en breid uit naar de piekmomenten zodra je merkt hoeveel oproepen de assistent netjes afhandelt.

Verder lezen

• hoe werkt een ai telefoonassistent
• ai telefoonservice
• ai receptionist prijzen